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采购合同是企业采购活动中的重要环节，作为和供应商确定采购内容、价格、数量、质量标准、交货期限、付款方式等重要条款的保障。

在传统的纸质合同签署与管理中，通常存在着以下弊端：

时间成本高

纸质合同签署需要面对面进行，需要双方在同一时间、地点，签署后还需要将合同存档。这会消耗大量的时间和人力成本。

空间成本高

纸质合同签署需要有足够的办公场所存放，每个合同都需要存档，对于一些机构或企业来说，存储成本非常高。

安全隐患

纸质合同可能会丢失、损坏或被盗，特别是在传输和存储过程中。这会导致重大的法律风险和经济损失。

难以追溯和管理

传统的纸质合同签署方式很难进行全面的跟踪和管理，合同签署后，难以进行修改，协商和监督。

环保问题

大量使用纸张会造成对环境的负面影响，纸质合同签署方式是不可持续的发展方式。

为提高采购效率和管理质量，越来越多企业开始采用数字化工具。智采云数字化采购管理与协作平台，可以帮助企业更好地协调和管理供应链，提高效率、准确性和安全性。

(智采云数字化采购与管理协作平台-合同管理）

电子签章，灵活审批和签署

大部分采购合同管理软件会提供电子签章服务，可在线签订合同，也就是我们常说的电子合同。

部分人觉得：电子合同=电子版合同，实际上两者并不等同。电子版合同是指把传统纸质合同的内容以电子文件的形式进行扫描、存储和传输的合同，虽然与传统纸质合同对比，提高了效率和便捷性，但仍存在被篡改的风险。而合法有效的电子合同是指缔约各方在互联网上通过第三方电子签约平台、采用可靠电子签名技术形成的数据电文。

简单来说，就是一种通过技术手段实现电子档形式可直接签字签章的合同表现形式，具有锁定签约主体真实身份、有效防止文件篡改、精准记录签约时间三个特点。

使用电子合同不仅可以提高合同签署的速度和准确性，还可以有效降低商业风险和成本，提高供应链的可靠性和稳定性。

电子签章，灵活审批和签署

合同的处理，涉及条款/条款库、合同模版、格式范本、审批及电签、电子合同库、合同履行到归档等过程，在线化处理合同，可高效协同、状态管控、动态查询，极大提高工作效率和准确性。

智采云线上采购管理与协作平台，仅需5步即可协助企业完成合同签署与管理，更能为客户实现采购管理与协作全流程数字化，采购业务一目了然，企业业务分析清晰简单，并节约大量审计工作时间，提升审计效率。

第一步：合同创建。在线创建采购电子合同并上传合同的各项信息，包括合同编号、合同金额、合同期限、交付要求、付款方式等，简单快捷。

(智采云数字化采购与管理协作平台-新建

第二步：合同审核。通过平台在线对采购合同进行审核，检查合同条款是否符合企业的规定和要求，避免采购过程中的风险和法律责任的同时还加快了合同签订速度，提高采购效率。

第三步：合同签署。当合同审核通过后，采购人员和供应商在合同管理软件上进行电子签名，以确保双方在合同内容和意向上达成一致。值得一提的是，签订电子签名前需要进行实名认证，有效保障合作的真实性。

第四步：合同执行。在采购合同签署后，可通过智采云数字化采购管理与协作平台，从采购预算开始，直到采购订单收货、财务结算、仓储入库，形成整个采购项目的全流程数据闭环，方便企业进行审计与管理。

第五步：合同归档。合同管理软件可以将合同存储在云端，并提供合同搜索和访问功能，便于企业管理和查看采购合同，同时提高供应链透明度。

企业还能够根据合同签订数量、合同金额、合同执行情况等进行数据分析，评估采购绩效和供应商绩效，制定更好的采购策略和供应链优化方案。

不管是企业的行业类型存在差异，还是规模大小不一，企业对采购合同管理的模式、流程基本都是大同小异。因此，只要有需求，每个企业都能够通过采购合同管理软件实现采购合同在线化，提升企业自身采购管理能力和市场核心竞争力。

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